Activity based werken is een manier van werken die de afgelopen jaren veel in populariteit gewonnen heeft. Steeds meer kantoren implementeren deze meer dynamische manier van werken. Maar hoe begint u met activity based werken op kantoor? Deze vier stappen helpen u op weg.
Laten we bij het begin beginnen; wat is activity based werken (ABW) precies? Eigenlijk zegt het woord het al: medewerkers werken op bepaalde plekken afhankelijk van de werkzaamheden die ze op dat moment moeten doen. Het geeft medewerkers meer mogelijkheden om te werken op een plek die zij prettig vinden en/of een plek die past bij de taak die ze op dat moment moeten afronden. Om te zorgen dat activity based werken een succes wordt, zijn een aantal dingen cruciaal:
- Gedeelde werkplekken
- Break-out ruimtes
- Stilte werkplekken
- Privé werkplekken
- De juiste technologie
- Focus op de wensen van medewerkers
Dat klinkt als een behoorlijke waslijst, maar als u er eenmaal mee aan de slag gaat, zult u merken dat klein beginnen ook best een mogelijkheid is. Het allerbelangrijkste aspect van deze manier van werken, is de keuzevrijheid van medewerkers. Houdt u dat in uw achterhoofd bij de implementatie van deze nieuwe manier van werken, dan bent u al een eind op weg.
Stap 1. Kijk naar de huidige situatie
De eerste stap op weg naar een nieuwe manier van werken is vrijwel altijd hetzelfde: de huidige situatie analyseren. Bekijk welke elementen van activity based werken er misschien nu al aanwezig zijn binnen het kantoor. Misschien heeft u bijvoorbeeld al een afsluitbare ruimte die gebruikt wordt voor vergaderingen of is er een ontspanningsruimte voor medewerkers om even stoom af te kunnen blazen na een succesvol project. Of misschien wordt er bij u op kantoor al niet meer gewerkt met vaste werkplekken. Dit zijn allemaal elementen die onderdeel kunnen zijn van activity based werken. Nu thuiswerken bij menig bedrijf meer regel dan uitzondering zal worden en door de corona crisis meer ruimte benodigd is in kantoorruimtes, zal activity based werken steeds belangrijker worden. Minder mensen zullen tegelijk op kantoor aanwezig zijn waardoor minder werkplekken nodig zijn en meer ruimtes anders ingericht kunnen worden.
In dit stadium is het ook verstandig om te kijken naar data, als die beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan enquêtes onder het personeel, bezettingsgraad van het kantoor etc.
Stap 2. Schets de ideale situatie
Vervolgens is het tijd om te kijken naar de ideale situatie. Hoe ziet het ideale activity based kantoor er uit voor u? Focus daarbij vooral niet te veel op allerlei dingen die misschien niet kunnen. In een later stadium is het tijd om keuzes te maken, nu is het vooral zaak om zo veel mogelijk opties te bedenken.
Stap 3. Start met plannen
Nu u weet hoe het ideale ABW kantoor er uit ziet, is het tijd om keuzes te gaan maken én te gaan plannen. Hoe u deze stap aanpakt, is voor een groot deel afhankelijk van uw budget. Heeft u weinig budget beschikbaar om bijvoorbeeld het kantoor te verbouwen, nieuw meubilair aan te schaffen of om een externe partij in te huren die dit voor u regelt, dan is het verstandig om klein te beginnen. Kijk naar welke elementen slechts kleine aanpassingen nodig hebben om flexibeler gebruikt te kunnen worden. Een aantal opties:
- Een vergaderruimte omtoveren tot een aantal stilte werkplekken. Plaats bijvoorbeeld akoestische scheidingswanden op de vergadertafel om verschillende werkplekken te maken.
- Schaf vaste werkplekken af en geef medewerkers bijvoorbeeld de vrijheid om meer thuis te werken als een taak om meer focus vraagt.
- Tover een deel van de kantine of lunchplek om tot een breakout room. Gebruik eventueel scheidingswanden om de ruimte wat duidelijker af te kaderen. Een breakout ruimte vraagt om een ontspannen sfeer. Plaats hier bijvoorbeeld een comfortabele bank of een aantal fauteuils.
→ Wat is activity based werken niet? Lees drie populaire misvattingen over deze manier van werken.
Heeft u meer budget beschikbaar? Dan kunt u overwegen om meerdere veranderingen in één keer door te laten voeren. Voor een goede planning en kwalitatief meubilair dat goed aansluit bij uw wensen, kunt u eventueel ook een externe partij inhuren die u veel werk uit handen kan nemen. Benieuwd? Vraag vrijblijvend een offerte aan.
Stap 4. Aan de slag
Nu u weet wat de huidige situatie is, waar u idealiter naar toe wilt én u een plan heeft gemaakt, is het tijd voor actie. Begin klein en hou in de gaten hoe medewerkers er op reageren en luister naar hun feedback. Wat vinden ze prettig? En wat werkt niet? Gebruik die informatie om verbeteringen door te voeren en zo stapje voor stapje te bouwen aan uw ideale kantoorruimte.
Activity based werken is geen open kantoortuin
Veel medewerkers willen vandaag de dag niet meer 8 of meer uur per dag achter hun vaste bureau zitten. Met de groei van het aantal millennials in het werkveld neemt de behoefte aan meer flexibiliteit steeds verder toe. Activity based werken is een heel goede manier om te zorgen dat uw kantoorruimte nog steeds optimaal gebruikt wordt. U heeft niet langer 1 bureau per medewerker nodig, zolang u het maar slim aanpakt!
Het is wel belangrijk om ABW en de open kantoortuin niet te verwarren. Waar steeds meer bedrijven terugkomen van het concept van één open werkplek waar iedereen samenwerkt, is activity based werken écht iets anders. Het grootste verschil? Bij ABW hebben medewerkers de keuze om te werken op een plek die past bij de taak die hij/zij doet. Dus onthoud: deze manier van werken kan eigenlijk alleen succesvol zijn als de keuze bij de medewerker ligt. Hij of zij weet immers het beste wat de ideale plek is om bepaalde taken te doen.
