Het 9.00 tot 17.00 uur principe wordt langzaamaan ouderwets en achterhaald. Steeds meer onderzoeken geven vele voordelen aan van flexibel werken. Het is dynamischer, effectiever, productiever en goed voor de werknemers. Dat wil niet zeggen dat flexibel werken overal goed gaat. In eerste instantie omdat werknemers maar niet kunnen wennen, maar grotendeels omdat er niet goed wordt voorbereid. Van de ene op de andere dag overstappen naar flexibel werken vraag om problemen. Een goede overstap vraagt tijd en inspanning. Wanneer u deze overstap wilt maken denk dan in ieder geval aan de punten die worden benoemd in dit artikel.
Werken in de cloud
Misschien een open deur, maar als u flexibel werken mogelijk wilt maken is het essentieel dat werknemers kunnen werken in de cloud. Zo hebben zij vanaf elk apparaat toegang tot belangrijke data. Hoe sneller en stabieler het mobiele netwerk is, hoe beter er gewerkt kan worden in de cloud.
Maak altijd duidelijke afspraken
Flexibel werken betekent dat werknemers niet meer op dezelfde tijden in hetzelfde pand zijn en dat doet soms de communicatie niet ten goede. Het is daarom ontzettend belangrijk dat er altijd duidelijke afspraken worden gemaakt en, vergeet dit zeker niet, er duidelijke deadlines worden gesteld.
Gebruik handige apps voor communicatie, maar spreek ook af
Soms komen de beste ideeën naar boven als mensen met elkaar in overleg zijn, helaas valt dat vaak grotendeels weg. Om de communicatie op gang te houden kunnen apps zoals Slack en Skype helpen om snel wat te bespreken of te vragen. Toch heeft dit lang niet dezelfde waarde als fysiek overleg. Laat daarom ook altijd meetings op kantoor plaatsvinden. Dit is goed voor nieuwe ideeën en snel overleg, maar helpt ook om de betrokkenheid hoog te houden bij de organisatie en de onderlinge relaties.
Ruimte voor meetings
Als u een flexkantoor gaat inrichten is het dus belangrijk dat er genoeg ruimtes zijn voor gezamenlijk overleg. Maak deze ruimte ook aantrekkelijk en productief door er vierkante of ovale vergadertafels neer te zetten zodat men in een kring zit en zo makkelijker met elkaar kan communiceren dan wanneer er een rechthoekige tafel staat. Kies ook voor goede vergaderstoelen en vergeet het whiteboard niet. Als alle faciliteiten er zijn voor een goed overleg, werkt het een stuk fijner.
Diverse ruimtes voor verschillende doelen
Het is belangrijk dat uw kantoor een fijne plek blijft om naar toe te komen, u wilt immers niet dat werknemers met tegenzin de deur binnen stappen. Maak het werknemers dus gemakkelijk en zorg dat ze zo min mogelijk moeten meenemen. Denk bijvoorbeeld aan een dockingstations bij elke werkplek. Richt daarnaast ruimtes in voor overleg zoals een vergaderzaal, ruimtes waar men individueel en in stilte kan werken en ruimtes waar men kan brainstormen. Vergeet daarnaast ook de ruimtes niet waar werknemers even kunnen ontspannen. Maak deze ruimtes huiselijk door er bijvoorbeeld een mooie bank neer te zetten met een stijlvolle salontafel.
Het kantoor blijft het uithangbord van de organisatie, het is daarom altijd van belang dat het laat zien wie jullie zijn en waar jullie voor staan. Door ruimtes zo efficiënt en sfeervol mogelijk in te richten bereikt u al een hoop. Niet alleen voor klanten, maar ook voor de medewerkers die graag komen om te werken.
Plan van aanpak en evalueren is de sleutel
Begin uw overgang naar een flexkantoor altijd met een gedegen voorbereiding zoals een plan van aanpak. Maak de plannen bekend aan de interne organisatie, bedenk een visie en een strategie en werk langzaam het concept uit. Vervolgens is het de kunst om de plannen systematisch te implementeren.
Blijf na de implementatie altijd frequent evalueren en eventueel bijsturen, zeker als er klachten ontstaan over zaken die de productiviteit en communicatie in de weg staan. Houd er rekening mee dat de overstap naar een flexibel kantoor een behoorlijke impact kan hebben op de cultuur van de organisatie zoals de manier van leidinggeven en de wijze van samenwerken. Begin er daarom alleen mee als het merendeel er voor 100% achterstaat.
