Visuele communicatie, of dat nou face-to-face is of digitaal, is veel persoonlijkere, effectievere en meer betrokken manier van communiceren dan bijvoorbeeld via e-mail of telefoon. De belangrijkste reden daarvoor? Mensen gebruiken ontzettend veel non-verbale communicatie en die is onzichtbaar in e-mails en aan de telefoon; maar liefst 93% van onze communicatie is non-verbaal. Onze hersenen zijn getraind in het signaleren van kleine veranderingen in de gezichtsuitdrukking of houding van onze gesprekspartners en vaak is daar heel wat uit op te maken. Maar hoe zit dat bij medewerkers die op afstand werken?
Maar met de groei van het internet, zijn we steeds minder afhankelijk van face-to-face communiceren om onze boodschap over te brengen. Digitale communicatie is vandaag de dag veel belangrijker en de kans dat dat gaat veranderen, is klein. Hoewel digitale communicatie handig en snel kan zijn, heeft het ook wat nadelen. Zeker als u medewerkers heeft die regelmatig thuis of op een andere locatie werken, is het belangrijk om dit op een goede manier te organiseren. Goede communicatie is namelijk essentieel voor een succesvolle samenwerking. Maar thuiswerkers zijn lang niet altijd zo betrokken als ze misschien graag zouden willen.
Een werkplek buiten kantoor
Stress, communicatieproblemen en gebrek aan het ‘wij-gevoel’ van medewerkers, zijn zomaar wat zaken waar thuiswerkers mee te maken kunnen krijgen als ze niet meer regelmatig op kantoor zijn. En besteedt u hier geen aandacht aan? Dan zal het effect gaan hebben op de werkprestaties van de betreffende medewerkers. Gelukkig zijn er anno 2018 ontzettend veel technologische mogelijkheden om overal ter wereld met iedereen in contact te staan. En die technieken zijn ook prima op kantoor te gebruiken om zo een veilige en productieve werkplek te creëren.
Een gevoel van uitsluiting
Medewerkers die regelmatig thuis werken of zelfs helemaal locatie onafhankelijk werken komt steeds meer voor. En hoewel het voor veel medewerkers een uitkomst is, kan het ook nadelen met zich meebrengen. Zo kunnen ze zich door slechte communicatie buitengesloten voelen. De telefoon kan hierin wel wat betekenen, maar mist die o zo belangrijke non-verbale communicatie. Door regelmatig face-to-face contact te hebben met collega’s, worden dit soort zaken voorkomen. Maar hoe is dat te organiseren als een collega volledig op afstand werkt?
Het technologische alternatief
Bij correct gebruik, maken moderne digitale apparaten het communiceren eenvoudiger. In plaats van een brief te schrijven, te versturen en vervolgens dagen te wachten op een antwoord, hebben we de luxe van vrijwel directe communicatie, zelfs over flinke afstanden. Dit maakt niet alleen werken op afstand mogelijk, maar zorgt ook voor een behoefte aan een snelle, betrouwbare en veilige digitale infrastructuur.
De mogelijkheid om veilig te communiceren over een grote afstand, geeft medewerkers de mogelijkheid om te focussen op hun werk in plaats van de reis naar kantoor. Bent u nog niet gewend aan het idee van medewerkers die niet op kantoor, maar op afstand werken? Gun uzelf dan even wat tijd om u deze nieuwe manier van werken eigen te maken. Een manier om de overgang van een kantoor waar alle medewerkers dagelijks naartoe komen naar een werkplek op afstand makkelijker te maken, is door te zorgen dat de face-to-face communicatie waar we het in het begin van dit artikel over hadden, op een goede manier te regelen. Zorg bijvoorbeeld dat remote werknemers regelmatig digitaal aanwezig zijn op kantoor. Met de mogelijkheden die er vandaag de dag zijn, is dat redelijk gemakkelijk te organiseren. Door gebruik te maken van een van de vele opties om te videobellen, kunnen medewerkers digitaal aanwezig zijn bij vergaderingen en andere belangrijke momenten.
Ideaal voor werken op afstand
Of het nou gaat over een grote presentatie of een een korte vergadering, videobellen opent de deuren naar een succesvolle samenwerking op afstand. De mogelijkheid om te communiceren, problemen op te lossen en samen tot een oplossing te komen, is essentieel voor een succesvol team. Bovendien zijn de non-verbale signalen die iemand uitstraalt via video veel beter te interpreteren dan aan de telefoon of via e-mail. Zo wordt werken op afstand mogelijk zonder dat o zo belangrijke teamgevoel te verliezen!
