De layout en het design van een kantoor hebben een grote impact op de bedrijfscultuur en hoe medewerkers en teams onderling communiceren. Een goed ingerichte ruimte die past bij de behoeftes van het bedrijf zorgt voor een hogere productiviteit én meer betrokkenheid van medewerkers. Het tegenovergestelde kan ook gebeuren. Met een slecht ontwerp werkt u afleiding in de hand en stimuleert u juist de fragmentatie van teams. Hoe zorgt u voor een passende kantoorinrichting?
De juiste balans vinden op de werkvloer is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Eén manier om een stap in de juiste richting te zetten, is door in kaart te brengen welke werkzaamheden uw teams regelmatig doen. Vervolgens kiest u werkruimtes uit die het beste aansluiten bij die werkzaamheden. In dit artikel noemen we een aantal populaire layouts en voor wat voor soort werk deze ruimtes geschikt zijn.
1. Privékantoren en -kamers: perfect voor solo werk
Privékantoren hebben twee belangrijke voordelen: ze geven medewerkers de mogelijkheid om geconcentreerd te werken én bieden de ruimte voor telefoongesprekken en gesprekken die niet voor ieders oren bestemd zijn. Deze ruimtes zijn perfect om gefocust aan een project te werken, maar ook voor beroepen die te maken hebben met persoonlijke informatie van anderen, bijvoorbeeld administratie, HR of financiën.
Om op het voorbeeld van een HR-medewerker door te gaan. Zij werken vaak met persoonlijke informatie van andere medewerkers en voeren veel telefoongesprekken. Wel zo prettig als ze dat kunnen doen op een plek waar ze geen andere collega’s ‘storen’ én de privacy van medewerkers gewaarborgd blijft. Creatievelingen en introverte medewerkers kunnen de mogelijkheid om in een privé kantoor te werken waarschijnlijk ook wel waarderen. Creatieve ideeën bedenken of gefocust blijven, gaat vaak ook het beste in een rustige omgeving.
Als u alle voordelen van een privékantoor optimaal wilt benutten, kijk dan goed naar de akoestiek van de ruimte. Zorg dat er in de ruimte geen geluiden van buiten te horen zijn. Om te voorkomen dat bepaalde medewerkers altijd in een privékantoor zitten, kunt u een systeem opzetten waarbij medewerkers de ruimtes kunnen reserveren. Zo houdt u ook ruimte over voor andere werkplekken.
→ Lees meer over de perfecte akoestiek op kantoor
2. Cubicles: flexibele privékantoren
Privékantoren zijn fantastisch, maar voor veel bedrijven is het niet haalbaar om iedere medewerker een eigen kantoor te geven. Toch zijn er taken die stilte vereisen. Bijvoorbeeld omdat bepaalde rollen meer concentratie nodig hebben, bijvoorbeeld bij ontwerpers en programmeurs. Of omdat ze zelf veel lawaai maken met hun werk, zoals een salesmedewerker of een klantenservicemedewerker.
Cubicles of handige scheidingswanden zijn in zo’n geval een perfecte oplossing. Cubicles hebben een slechte reputatie, maar dat komt mede door de saaie designs en het feit dat ze natuurlijk licht tegenhouden. Ook een ruimte vol cubicles draagt niet echt bij aan een positieve uitstraling van het kantoor. Maar zet u een aantal cubicles neer én houdt u daarbij rekening met de wensen van uw medewerkers, dan kunnen deze pop-up werkplekken ineens een heel ander effect hebben.
Geluidswerende scheidingswanden zorgen voor meer privacy in relatief kleine kantoren. Een bijkomend voordeel is dat medewerkers nog steeds gemakkelijk met elkaar kunnen praten als dat nodig is. Dus ondanks de slechte reputatie, kunnen cubicles zeker een waardevolle aanvulling zijn voor veel kantoren.
3. De open kantoortuin: de plek voor samenwerken
Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor de open kantoortuin, mede door de lagere kosten, veelzijdigheid en samenwerkingsmogelijkheden. Er kleeft wel één groot nadeel aan de open kantoortuin: het kan killing zijn voor de productiviteit als u niet goed kijkt naar het ontwerp van de werkruimte. Om de productiviteit te maximaliseren én om medewerkers tevreden te houden, is het essentieel om te zorgen voor voldoende werkplekken met meer privacy in het open kantoor.
Welke taken hebben nou echt baat bij een open kantoortuin? Bijvoorbeeld samenwerken in visuele projecten, software ontwikkeling, schrijven en eigenlijk iedere andere to-do waarbij u gemakkelijk een koptelefoon kunt opzetten om u af te zonderen én in no-time contact hebt met de buurman voor een snelle brainstorm. Veel goede ideeën ontstaan namelijk in dit soort korte informele gesprekken en veel medewerkers zullen het prettig vinden (en beter presteren) als ze zich verbonden voelen met hun collega’s. Een open kantoortuin stimuleert dit soort samenwerkingen en een constante stroom aan ideeën.
Open kantoortuinen zijn ook ideaal om te zorgen dat iedere medewerker de bedrijfscultuur en -waarden kent. Medewerkers zijn immers vaak in die ruimte te vinden. Bijzondere prestaties, belangrijke prijzen of een waarderingsbord voor medewerkers zijn allemaal goede voorbeelden van dingen die u een prominente plek kunt geven in een open kantoortuin.
4. Loungeruimtes en speciale werkruimtes: perfect voor samenwerken
Bedrijven die creativiteit en samenwerking willen stimuleren doen er goed aan om eens te kijken naar loungeruimtes. Dit zijn gemeenschappelijke ruimtes met comfortabele stoelen, banken en alternatieve werkplekken. Sommige lounges zijn ingericht als huiskamer om te zorgen voor een ontspannen sfeer. Dit soort ruimtes zijn heel geschikt voor vergaderingen, omdat ze afwijken van de standaard saaie vergaderhokken. Hierdoor zijn de vergaderingen vaak meer ontspannen, wat voor meer en betere ideeën zorgt.
Door in uw kantoor een loungeruimte te maken biedt u medewerkers de mogelijkheid om samen te werken in een ongedwongen omgeving, maar een lounge is ook heel geschikt voor een medewerker die even achter zijn bureau vandaan wil om op een andere plek te werken.
5. Hot desking, hoteling en werken op afstand: kantoorinrichting voor flexibiliteit
Werkplekken zonder eigenaar, bureaus die voor een bepaalde periode geboekt worden en werken op afstand. Al deze mogelijkheden zien we steeds vaker terug op kantoor. Het doel: de medewerker meer keuzevrijheid geven om te werken waar hij/zij dat wil.
Bent u op zoek naar meer flexibiliteit in uw kantoorinrichting, kijk dan eens naar de mogelijkheden van hot desking, verplaatsbare scheidingswanden en taak-specifieke ruimtes (activity based werken). Meer flexibiliteit vraagt ook om regels, anders kan het gebrek aan een vaste werkplek wel eens voor conflicten zorgen. Met de opkomst van werken op afstand, zijn flexibele kantoren met minder werkplekken dan medewerkers wél de toekomst.
Een kantoorinrichting moet passen bij de wensen en doelen van het bedrijf en de mensen die er werken. Er is geen simpele ‘one size fits all’ oplossing die voor ieder kantoor werkt. Daarom is het belangrijk om de bedrijfscultuur én de wensen van medewerkers goed te begrijpen voordat u een layout kiest voor uw kantoor. Komt u er niet uit of heeft u advies nodig? We helpen u graag.
