Het valt niet te ontkennen: de afgelopen eeuw zijn er talloze dingen veranderd in de manier waarop we zaken doen. Trends zijn gekomen en gegaan. Van aktetassen tot stropdassen en van de fax tot de BlackBerry. Maar er is één ding dat altijd hetzelfde blijft: mensen moeten elkaar ontmoeten. En er is geen betere plek voor dan een vergaderruimte. Maar waarom is dat eigenlijk zo? Hier zijn zes redenen waarom vergaderruimtes volgens ons onmisbaar zijn.
1. Het is dé plek om vertrouwelijke gesprekken te voeren
Vergaderruimtes zijn gemaakt om vertrouwelijke informatie te bespreken. Of het nou gaat om nieuwe ideeën, productlanceringen, functioneringsgesprekken of andere vertrouwelijke informatie. In tegenstelling tot andere ruimtes waar regelmatig vergaderd wordt, zoals in een koffiebar of een restaurant, geeft een goed ontworpen vergaderruimte de mogelijkheid om bepaalde informatie binnenskamers te houden.
2. Vergaderruimtes zijn ideaal voor samenwerking
De beste plek om een groep collega’s te verzamelen en te werken aan een project, is in een vergaderzaal. Door mensen uit hun eigen werkomgeving te halen en ze samen te laten werken in een aparte ruimte ontstaan er nieuwe inzichten. Om de samenwerking te bevorderen is het belangrijk dat de ruimte uitgerust is met handige tools, zoals een groot scherm, whiteboards of andere brainstorm-tools.
3. Vergaderzalen zorgen voor verbinding
Steeds meer mensen werken op afstand, waardoor vergaderzalen de laatste jaren nóg belangrijker zijn geworden om te zorgen dat collega’s met elkaar in contact blijven én kunnen blijven samenwerken. Hierbij is het belangrijk om te zorgen voor een handig hulpmiddel waarmee collega’s kunnen videobellen. Skype en Appear.in zijn voorbeelden van dat soort tools. Sommige mensen vinden gewoon bellen fijner, maar het video aspect voegt zeker wel iets toe. Al is het alleen maar omdat collega’s elkaar (en daarmee ook non-verbale signalen) kunnen zien.
4. Vergaderruimtes stellen bedrijven in staat om te groeien
Elke geplande vergadering heeft als doel om een beslissing te nemen over iets binnen het bedrijf. Van het lanceren van een nieuw product, tot het sluiten van een overeenkomst met een nieuwe werknemer en van het vaststellen van budgetten tot het in zee gaan met een nieuwe klant: de meeste beslissingen die het bedrijf beïnvloeden worden in de vergaderruimte gemaakt. En dat maakt deze ruimte tot misschien wel de belangrijkste ruimte van het hele kantoor. Dé plek waar knopen doorgehakt worden en problemen worden opgelost.
5. Een vergaderzaal maakt een goede eerste indruk
Net als een op maat gemaakt pak, Als een potentiële klant voor een gesprek langskomt op kantoor, vertelt een vergaderzaal onmiddellijk iets over de persoonlijkheid en het succes van het bedrijf. Met een goed ontworpen ruimte met moderne apparatuur, comfortabele én stijlvolle stoelen en een gastvrije sfeer hebt u direct een streepje voor.
→ Lees verder over de onmisbare elementen van een moderne vergaderzaal.
6. Vergaderzalen zorgen voor focus
In de immens populaire open kantoortuin, waar iedereen elkaar de hele dag kan zien en met elkaar kan praten, is een afgesloten werkplek soms wel eens prettig. Zeker als er opperste concentratie nodig is voor de taak. Een ongebruikte vergaderruimte is de ideale plek om even te gaan werken. Het biedt niet alleen rust voor de werknemer in kwestie, maar is ook een signaal voor de anderen dat ze die betreffende collega even niet kunnen storen. Het is ook een ideale plek om bijvoorbeeld telefoongesprekken te voeren als u moeite heeft om de persoon aan de andere kant van de lijn te verstaan met de hoeveelheid achtergrondgeluid bij uw werkplek.
Laat de vergaderzaal nog te veel geluid door? Dan kan het een optie zijn om akoestische scheidingswanden te plaatsen.
Vergaderruimtes zijn er in allerlei vormen en maten en zijn misschien wel de meest multifunctionele ruimtes in het hele kantoor. Door ze optimaal in te richten, kunt u er het allermeeste uit halen! Heeft u daarbij tips nodig? Onze klantenservice zit voor u klaar.
