Elke dag gaat er wel ergens ter wereld een kantoor op de schop of wordt er een nieuw kantoor gebouwd. Steeds meer organisaties investeren daarbij in flexwerkplekken: werkplekken die door meerdere mensen worden gebruikt. Activity based werken gaat nog een stapje verder. Deze manier van werken houdt in dat medewerkers niet meer op één plek werken, maar afhankelijk van hun taak een plek in het kantoorpand uitkiezen die daar het meest geschikt voor is. Flexibiliteit, transparantie, samenwerking en efficiëntie staan centraal bij deze manier van werken. Maar toch zijn er ook nog veel misvattingen over activity based werken. In dit artikel bespreken we de drie meest gehoorde misvattingen.
Activity based werken (ABW) is nog relatief nieuw in Nederland. Moderne, internationale bedrijven als Google, Spotify en Airbnb werken bijvoorbeeld op deze manier. Een van de grote voordelen van ABW is dat er vaak optimaal gebruik gemaakt wordt van de nieuwste technieken, waardoor werken op afstand een stuk gemakkelijker is. Bovendien krijgen medewerkers veel meer vrijheid om hun werk te doen. Ze bepalen zelf waar en hoe ze willen werken.
1. Als de werkplek verandert, veranderen de werknemers vanzelf mee
Een kantoorruimte anders inrichten of zelfs compleet opnieuw indelen is relatief gemakkelijk. Maar mensen op een andere manier laten werken, is dat zeker niet. Sommige werknemers zijn misschien al 25 jaar in dienst en doen hun werk al die jaren al op relatief dezelfde manier. Voordat activity based werken wordt geïmplementeerd, moet er dus aandacht zijn voor de medewerkers. Wat betekent deze nieuwe manier van werken voor hen? En op welke manier kunnen ze profiteren van ABW? Zorg voor voldoende tijd om alle medewerkers aan boord te krijgen voordat het kantoor een make over krijgt.
2. Activity based werken is alleen voor hippe bedrijven
Toegegeven, we zien ABW nu nog vooral terug bij de Google’s, Apple’s en de hippe start-ups. Maar dat betekent niet dat het geen geschikte manier van werken is voor alle andere bedrijven. Zitzakken in hippe kleuren, minstens één voetbaltafel in de ‘breakout room’ en een hip café inclusief luxe Chesterfield banken is misschien een beeld dat direct opkomt als we het over ABW hebben, maar hoe leuk die kantoorinrichting misschien ook is, noodzakelijk voor een functionele werkomgeving is het niet. Hoewel kleurrijk meubilair en de juiste manieren om te ontspannen de creativiteit zeker kunnen stimuleren, is het geen absolute noodzaak om dit soort elementen in de kantoorinrichting te verwerken. Het moet zeker niet het uitgangspunt zijn bij het overstappen naar activity based werken.
Bedrijven die ABW op een succesvolle manier toepassen, richten hun kantoor in op basis van hun visie. Er zit een duidelijke strategie achter waarom ze hun manier van werken veranderen. Dat kan zijn om de muren tussen de afdelingen letterlijk te laten vervagen, samenwerking te stimuleren, jong talent aan te trekken of eigenaarschap te stimuleren. Het gaat om de visie, niet om de kleurrijke zitzakken.
3. Mensen gaan vanzelf samenwerken met activity based werken
De meeste bedrijven kiezen voor ABW, omdat ze een organisatie willen die beter samenwerkt. Maar simpelweg de muren tussen de kantoren uithalen, stimuleert de samenwerking niet. Sterker nog, een goede samenwerking gaat niet vanzelf. Het kost tijd om werknemers kennis te laten maken met deze nieuwe manier van werken én met elkaar. Sommige mensen zullen juist sneller in een conflict verzeild raken, terwijl andere werknemers misschien al wel over de juiste vaardigheden beschikken om activity based werken tot een succes te maken. Besteed daarom voldoende tijd aan het praten met en bijscholen van medewerkers. Het praten helpt om een (negatieve) houding van een medewerker om te buigen naar een positieve. Het bijscholen of trainen kan helpen om een werknemer in te laten zien dat ABW ook voor hem of haar kan werken.
Activity based werken valt en staat met het team. De neuzen moeten dezelfde kant op en iedereen moet zich écht onderdeel voelen van het team. Managers of leidinggevenden hebben een belangrijke rol in dit proces.
Heeft u wel eens nagedacht over activity based werken? Wat spreekt u het meeste aan bij deze manier van werken?
