Als u zich een beetje bezighoudt met het onderwerp ‘kantoorinrichting’ kunnen de termen flexibele kantoorinrichting en activity based werken u eigenlijk niet zijn ontgaan. Ook op onze blog zijn het veelbesproken onderwerpen. Met een flexibele kantoorinrichting kunnen medewerkers zelf bepalen op welke plek ze werken, afhankelijk van de taak die ze te doen hebben. Klinkt goed, toch? Maar heeft de activity based werken ook nadelen?
Een medewerker komt ‘s ochtends het kantoor binnen, checkt zijn to-do lijst op zijn telefoon en bepaalt op basis daarvan waar in het kantoor hij het beste zijn dag kan beginnen. Door op deze manier te werken, betekent dat vaak betere resultaten voor het bedrijf. Daarnaast biedt het ook meer ruimte, omdat er minder vaste bureaus nodig zijn én stimuleert het een actieve manier van werken. Niet zo gek dus dat veel bedrijven inzetten op deze trend. Maar alles heeft zowel voor- als nadelen, óók flexibel werken. Hier zijn de belangrijkste aandachtspunten als u erover nadenkt om activity based werken in te zetten op uw kantoor:
Personeel met twijfels
Niet iedereen is dol op verandering. Het kan zijn dat u medewerkers hebt die een afkeer hebben tegen allerlei soorten veranderingen en bij voorbaat al geen zin hebben in een andere manier van werken. In het ideale geval neemt u uw medewerkers mee in het beslissingsproces en hecht u daarbij ook waarde aan hun meningen en suggesties. Geef ze voldoende informatie én vooral ook veel voorbeelden om te laten zien wat de voordelen van activity based werken zijn voor het bedrijf. Komen medewerkers met suggesties om de plannen beter te maken? Verwerk die ideeën dan in het uiteindelijke plan. Hierdoor hebben medewerkers meer het gevoel een bijdrage te kunnen leveren en voelen ze zich meer ‘eigenaar’ van deze nieuwe manier van werken.
Er zijn ook veel misvattingen over activity based werken. Dit zijn de belangrijkste!
De kosten van de aanpassingen
Natuurlijk, aanpassingen doen aan een kantoorinrichting kost altijd geld, of het nou nieuwe ergonomische bureaustoelen zijn of een complete renovatie. Eén van de belangrijkste aspecten van activity based werken, zijn de verschillende ruimtes. Bijvoorbeeld een samenwerk-zone, een stille zone, een breakout ruimte, vergaderruimtes etc. En dat betekent dat u eigenlijk verschillende mini kantoortjes in uw grotere kantoor aan het inrichten bent.
Hierdoor is het ook mogelijk om de overstap naar activity based werken in delen te doen, zodat de kosten niet in één keer op uw bordje komen.
Het valt niet te ontkennen dat het aanschaffen van nieuw meubilair, zoals misschien een nieuwe bureauopstelling of een vergaderhub, geld kost. Maar het is een goede langetermijninvestering, gezien de voordelen van activity based werken.
Beperkte ruimte
Ook voor kleinere kantoren is het mogelijk om activity based werken te implementeren, maar meer ruimte is in dit geval wél een enorme pré. Hierdoor is er meer ruimte tussen de verschillende zones, waardoor de stille zone bijvoorbeeld niet eindigt als een semi-stille zone. Daarmee doet u namelijk veel van de voordelen van de flexibele kantoorinrichting weer teniet.
Voor kleinere kantoren die toch graag aan de slag willen met activity based werken, zijn zowel een goede planning als akoestische wanden en akoestisch meubilair onmisbaar. Zorg dat de samenwerkingszone niet pal naast de stille ruimte ligt en plaats akoestische scheidingswanden op strategische plekken om het geluid nog meer te dempen.
Activity based werken is een trend die voor veel bedrijven erg positief uitpakt. Het heeft veel voordelen, maar er zijn ook zeker aandachtspunten. Het is met name belangrijk dat u uw medewerkers aan boord krijgt, waarbij u er rekening mee moet houden dat het voor sommige mensen langer duurt om aan een nieuwe manier van werken te wennen.
